Control de caducidades en farmacia: cómo reducir pérdidas y mejorar el stock

Tener en cuenta las caducidades supone un reto a la hora de gestionar una farmacia. Un producto que permanece en el almacén o en el lineal hasta superar su fecha de caducidad deja de ser una unidad disponible para la venta y se puede convertir en una pérdida económica. La falta de seguimiento del inventario, las compras por encima de la demanda y una rotación inadecuada de artículos favorecen este problema.

El control empieza por establecer una rutina de revisión de las fechas de caducidad. Así, conviene asignar responsables para esta tarea por zonas o categorías, llevar un registro de los productos que están próximos a vencer y fijar una periodicidad para comprobar el stock. Establecer una revisión semanal puede servir como referencia para organizar el trabajo, aunque la frecuencia de esa labor se debe adaptar al volumen y las características del inventario.

Otra medida útil es aplicar la máxima de que el producto que caduca antes es el que primero debe salir (FEFO, por sus siglas en inglés). Este sistema prioriza los artículos cuya fecha de vencimiento está más próxima, en lugar de atender sólo al orden de colocación. Para que funcione, el equipo de la farmacia debe comprobar las fechas al reponer los estantes y evitar que las nuevas unidades oculten las que están más próximas a expirar.

La planificación de las compras también influye en las mermas. Revisar el historial de ventas permite detectar referencias con poca rotación, identificar variaciones estacionales y ajustar las cantidades de los pedidos. Comprar en función de la demanda prevista en lugar de acumular existencias por precaución ayuda a evitar que determinados productos no se vendan a tiempo.

Existen programas de gestión que pueden facilitar el seguimiento de los lotes, generar avisos sobre próximos vencimientos y ofrecer información sobre la rotación del inventario. Estas funciones permiten detectar incidencias antes de que el producto caduque y facilitan decidir qué medidas conviene adoptar. La utilidad de esa herramienta depende de que los datos estén actualizados y los procedimientos se cumplan; por tanto, no sustituye la revisión física ni la participación del equipo.

Cuando se detectan productos próximos a caducar, el primer paso es comprobar sus fechas y valorar las opciones disponibles según las condiciones de compra y los procedimientos aplicables. Si existe la posibilidad de devolverlos al proveedor, conviene revisar los plazos acordados. También se pueden ajustar las decisiones sobre el surtido y los pedidos futuros a partir de las referencias que acumulan más existencias de las que permite absorber su demanda.

Cómo realizar una correcta retirada de medicamentos

La farmacia debe gestionar la retirada de los medicamentos que han superado su fecha de caducidad y evitar que vuelvan al circuito de venta. Además, los residuos procedentes de los medicamentos que los pacientes depositan en el Punto SIGRE siguen un circuito específico: se recogen mediante logística inversa, se clasifican y sus materiales reciclables se separan de los restos que requieren eliminación controlada o valorización energética. Los que son medicamentos residuales se destruyen.

En el caso de los cosméticos, el control también debe tener en cuenta el periodo de uso tras su apertura, indicado mediante el símbolo del tarro abierto y el número de meses correspondiente. Las variaciones de olor, textura o aspecto pueden alertar de un deterioro, mientras que unas condiciones de conservación inadecuadas pueden afectar a la calidad del producto.

En definitiva, controlar las caducidades requiere disponer de un inventario actualizado, ajustar las compras a las necesidades, rotar los productos por fechas y elegir responsables para realizar las revisiones. La constancia en estas tareas permite reducir pérdidas evitables, aprovechar mejor el espacio de almacenamiento y dedicar menos tiempo a resolver incidencias que se pueden detectar con antelación.