Periodos vacacionales: ¿el momento ideal para hacer inventario en la farmacia?

La gestión del inventario es una de las tareas más críticas y, a menudo, desafiantes en la farmacia. Un inventario preciso garantiza que las cantidades físicas de productos coincidan con las registradas en el sistema de gestión, evita pérdidas económicas por caducidades o exceso de stock y contribuye a una mejor atención al paciente.

Pero, ¿cuál es el mejor momento para llevarlo a cabo? Existe debate entre hacerlo durante los periodos vacacionales, cuando hay menos afluencia de clientes, o distribuirlo a lo largo del año. La decisión depende de factores operativos, organizativos y estratégicos propios de cada farmacia.

Los periodos vacacionales, y en general los momentos de menor actividad en la farmacia, se consideran tradicionalmente como oportunidades propicias para hacer inventario físico. Cuando la farmacia está más tranquila, el personal puede dedicar más atención al recuento de productos sin interrupciones por ventas continuas o movimientos de clientes, lo que facilita un cálculo más organizado y preciso.

Desde el punto de vista operativo, hacer inventario cuando hay menos clientes beneficia al equipo porque reduce los movimientos de stock inesperados, permite al equipo centrarse en contar por categorías o zonas, mejorando la precisión y reduciendo errores, y posibilita poder realizar un inventario más completo que abarque todas las referencias sin la presión de la demanda habitual. Si el inventario se realiza con la farmacia abierta, conviene hacerlo durante momentos de baja afluencia del público o en vacaciones para evitar interferencias con el flujo normal de trabajo.

Tipos de inventario y errores comunes

Aunque elegir un buen momento puede ayudar, la gestión de inventario debe ir más allá de una sola sesión anual y convertirse en una práctica constante y estructurada. Se pueden distinguir tres tipos de inventario según la periodicidad: inventario periódico (una o dos veces al año y suele implicar un conteo exhaustivo de todas las referencias), inventario continuo (revisar partes del stock más frecuentemente, por zonas o categorías, ayudando a detectar discrepancias en tiempo real) e inventario permanente (integrado en los procesos diarios, con cada recepción y movimiento de productos escaneados o controlados, lo que mantiene actualizado el stock).

Además, una buena práctica es incorporar herramientas de gestión digital que combinen un inventario físico con sistemas que automatizan la lectura de códigos, seguimiento de lotes y fechas de caducidad, ayudando a evitar errores frecuentes.

Muchos problemas en la gestión del inventario no se deben únicamente al momento en que se realiza, sino a la falta de estrategias integrales que incluyan formación, uso de datos y organización. Entre los fallos más habituales se encuentran la falta de prioridad a la hora de realizar inventarios, tener desordenado el almacén o no utilizar bien el software de gestión.

Integrar métodos rotativos y permanentes en el día a día, apoyados en sistemas tecnológicos adecuados, permite a la farmacia mantener un inventario más ajustado, preciso y que responda eficazmente a las demandas del paciente. Esto no solo mejora la eficiencia operativa, sino que refuerza la satisfacción del paciente y contribuye a la salud financiera de la farmacia.