Calendarios digitales: una herramienta útil para la organización de la farmacia

Un calendario digital es una herramienta que permite agilizar multitud de tareas. No es raro que cada vez más farmacias recurran a esta forma de planificación para mejorar su propia gestión y los servicios que ofrecen a los pacientes. Entre las ventajas que aporta, destaca la de organizar mejor el tiempo para dedicar más atención a los pacientes, reforzar su adherencia a los tratamientos, anticiparse a sus necesidades y dar un servicio más seguro y personalizado.

Actualmente hay numerosas opciones digitales disponibles para conseguir organizar desde las tareas más sencillas hasta las más complejas, todo ello gracias a funciones cada vez más sofisticadas. Entender qué es lo que más encaja con cada farmacia, dependiendo de los perfiles que hay en ella y el tipo de demanda que atiende, es el primer paso para saber qué poder usar a favor.

Funciones básicas de un calendario digital

Para los profesionales que se estén planteando integrar un calendario digital en su farmacia, deben saber que lo mínimo que obtendrán de él es una mejor organización interna, más eficiencia y una atención más personalizada. Las funciones básicas que se pueden encontrar en un calendario digital son ya conocidas por todos. Se basan en una organización esencial como:

• La agenda: es un sistema básico pero muy eficaz para organizar el trabajo de un equipo. Hay multitud de cometidos que puede desempeñar:
  • Registro de turnos, tanto del personal farmacéutico como de otros técnicos.
  • Planificación de horarios de apertura, cierres y guardias.
  • Distribución diaria de tareas en las que se incluyen pedidos, inventarios o stock.
  • Registro en el sistema de citas de pacientes para vacunas, análisis, control de la tensión, etc.
  • Gestión de contactos de proveedores y otros servicios.
• El calendario: el calendario ofrece un control más general para organizar cada necesidad teniendo en cuenta la fecha. Entre ellas están:
  • Programación de campañas de promociones u ofertas en un plazo concreto.
  • Control de fechas clave para pedidos, entregas, visitas comerciales y auditorías.
• Los recordatorios automáticos: esta función ayuda a tener un mayor control de las gestiones, quitando carga mental a los farmacéuticos y automatizando las tareas. Algunos ejemplos son:
  • Notificaciones internas sobre eventos o tareas de manera automatizada.
  • Alertas para un mayor control y mantenimiento (pedidos, caducidades, gestión de equipos…).
• La sincronización: esta puede ser la mejor parte de un calendario digital. Permite unir diferentes necesidades y organizarlas de tal forma que sea accesible para el equipo, optimizando los tiempos.
• La gestión de espacios y recursos: aquellas farmacias más amplias que dividen los espacios por un tipo de atención al paciente concreto pueden beneficiarse mucho de esta herramienta para evitar solapamientos, tanto de espacios como de materias.

Lo mejor de estas funciones, aparentemente básicas y de acceso manual, es que se complementan de manera que mejora significativamente el día a día de la farmacia. Son perfectas para farmacias que no habían incorporado aún la digitalización en su organización.

Funciones avanzadas: ¿hasta dónde se puede llegar?

Ahora bien, lo mejor de un calendario digital tiene que ver con explorar todas las posibilidades que este puede ofrecer para centrarse en la relación con el paciente y los servicios profesionales. Gracias a estas funciones, no solo se mejora la atención al paciente, se reducen los errores y se aumenta la productividad, sino que también se puede hacer un seguimiento clínico, optar por un análisis de datos y aumentar la fidelización. Estas son algunas de las funciones avanzadas que puede ofrecer un calendario digital:

• Enfocadas en el paciente: algunas de las funciones más importantes que permite un calendario digital están vinculadas a la mejora de atención al paciente como:
  • Reserva de citas online: el paciente puede elegir día y hora para medirse la atención o cualquier otra consulta.
  • Confirmación y recordatorios automáticos: esta facilidad libera carga mental, algo que el paciente agradecerá.
  • Historial de servicios: saber cuándo se tomó la tensión o cualquier otro servicio marcará la diferencia de satisfacción ante el seguimiento farmacoterapéutico.
• Enfocadas en el personal y la farmacia:
  • Asignación automática de personal: esta función libera tiempo y hace que establecer turnos o roles sea mucho más sencillo.
  • Registro interno de incidencias o tareas: estas notas sobre necesidades logísticas o de preparación ayudarán a mejorar los plazos.
  • Gestión de permisos: según el perfil, se controlará rápidamente el control de acceso a información (farmacéutico, auxiliar, técnico).
  • Análisis de demanda: de esta manera, será más fácil obtener datos de picos de demanda, patrones estacionales o demás para saber cuándo es recomendable lanzar campañas o reforzar el personal.
  • Gestión multisede: la coordinación de agendas, calendarios o stock entre distintas farmacias del mismo grupo puede detectar muchos datos para analizar y utilizar de manera preventiva.

Por supuesto, todo aquello relacionado con la gestión de datos del paciente debe tratarse conforme al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), con responsabilidad y consentimiento. Más allá de la tecnología, el verdadero valor del calendario digital reside en quién lo utiliza.