Estrategias para afrontar una Inspección en la farmacia: atención a los libros de registro y facturas

La Agencia Tributaria despliega su actividad durante todo el año, pero los contribuyentes prestan una especial atención entre los meses de abril y junio, pues es el momento en el que activa la campaña del Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF) correspondiente a cada ejercicio del año anterior, y este año afectará a los ingresos obtenidos por el ejercicio y actividad profesional durante 2022.

Sin embargo, la Inspección siempre está activa. Si anteriormente hemos abordado los riesgos en general que podían afectar a las farmacias -recogidos en el Plan Anual de Control Tributario y Aduanero de la Agencia Tributaria- ahora le toca el turno a cómo afrontar específicamente un requerimiento o una inspección, que son las dos actuaciones clásicas de Hacienda hacia el contribuyente cuando quiere constatar la declaración de impuestos o investigar ejercicios fiscales u operaciones aisladas que tienen un determinado efecto fiscal. La Agencia Tributaria tiene tres grandes áreas de actuación: la Gestión Tributaria, la Inspección y la Recaudación.

Los requerimientos que realiza el departamento de Gestión Tributaria tienen el propósito de constatar o comprobar la información fiscal sobre algún aspecto de la actividad profesional o económica del contribuyente que se ha reflejado en la declaración de la renta.

Por ejemplo, en los requerimientos se puede pedir al farmacéutico la entrega de los libros registro de ingresos, de gastos, de bienes o de inversión y de provisión de fondos y suplidos para constatar si los datos declarados en el IRPF coinciden con los que figuran en dichos registros. También pueden reclamar que se aporten todas las facturas o documentos equivalentes que justifiquen las cantidades consignadas en las diferentes partidas de gastos de su actividad económica. Según explica Juan Antonio Sánchez, socio director de Taxfarma y asesor fiscal, “lo recomendable es que estas facturas se encuentren debidamente ordenadas y numeradas, incluidas en el libro registro de gastos de la actividad económica de la farmacia”.

Pero, por otro lado, ¿qué sucede cuando el departamento de la Inspección Tributaria inicia una actividad de inspección? Pues bien, las dos fórmulas habituales es que la Inspección envíe una comunicación certificada indicando el alcance de la actividad inspectora y el momento de inicio de actuaciones o bien que directamente se persone en las dependencias de la farmacia. El alcance de la inspección puede ser general, por ejemplo, si se refiere a ejercicios concretos dentro del periodo de prescripción (2018 a 2022), o parcial, por referirse a un concreto hecho investigado como puede ser la compraventa de la farmacia.

En el caso de una inspección parcial que pretenda investigar la compraventa de una farmacia habitualmente afecta a quien ha transmitido la oficina, es decir, al vendedor. En la comunicación que se envía para el inicio de actuaciones la Agencia Tributaria puede indicar lo que pretende: justificar que el precio de la transmisión es acorde con el valor de mercado y el valor asignado a las existencias; el examen de los libros registro para comprobar las obligaciones de carácter documental y la justificación del cobro recibido por la transmisión. Además, puede solicitar documentación, como la escritura de adquisición del negocio de la farmacia o documento de pago de la operación e incluso el inventario de las existencias en el momento de la transmisión.

Este experto asesor fiscal aconseja a los farmacéuticos que, para afrontar este tipo de inspecciones, “se prepare un expediente en formato digital con todo lo incluido en la operación de transmisión: el stock de la farmacia, los gastos de intermediación, los medios de pago (el resguardo de la transferencia), los libros de contabilidad e incluso la escritura de compraventa”. El motivo es que la investigación fiscal puede iniciarse años después de la operación. Por ello, lo aconsejable es que “cada cifra utilizada en el cálculo de la ganancia patrimonial tenga un soporte digital cierto y en formato digital”.

Otro consejo relevante, explica Juan Antonio Sánchez, es “conservar las facturas de los gastos que sirvan para amortizar el valor de adquisición de la farmacia”, que da como resultado el valor neto contable, aunque se trate de inversiones realizadas en ejercicios fiscales ya prescritos. Por ejemplo, sería el caso de los gastos realizados en muebles o en robotizar la farmacia: “Es muy recomendable guardar las facturas del inmovilizado y de las inversiones, independientemente de su fecha”. La explicación es simple, la inspección sobre la transmisión de la farmacia puede producirse en un momento muy posterior a la época en que se realizaron las inversiones realizadas durante la actividad de la farmacia.